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証明書の第三者請求をするかたへ

更新日:2018年08月09日

法人または個人で請求する場合や郵送で請求する場合などで、必要な書類が異なりますので、ご注意ください。

必要な書類

請求には、請求者が証明書を必要としている状況が客観的にわかる書類が必要です。以下1から3の書類をご準備ください。

1 請求書

以下の書式をご活用ください。こちらの書式でなくても、必要事項が記入されていれば、別の書式でも構いません。

把握している氏名・住所などは、鮮明にご記入ください。

対象者を特定する情報として、住民票の写しの請求には必要なかたの氏名・住所、戸籍に関する証明書の請求には必要なかたの氏名・本籍・筆頭者の記載が必要です。
氏名や住所などの記載が異なっていると証明書を交付できませんので、把握している情報を間違いがないように、鮮明にご記入ください。

請求理由は具体的に記入してください。

《記入例》

  • 「○○様宛に~に関係する書類を送付しているが宛所無しで返戻され、届かない。現住所を確認するために住民票を取得したい。」
  • 「○○様と金銭貸借関係にあるが、支払いが滞ったまま引越しをしたようで、引越し先の住所を知るために住民票を取得したい。」 など

 法人が請求する場合

  • 必ず社印または、代表者印を押してください。
  • 代表者の代理人(社員など)が請求する場合は、請求者欄に代表者と担当者の氏名を併記してください。

2 請求権の確認できる疎明資料(対象者との関係を表すもの)

金銭賃借関係、債務履行などで請求する場合 契約書や債務残高証明書など
裁判など国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合 手続きの内容及び、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる指示書などの資料
相続などで傍系親族の戸籍に関する証明書を請求する場合 被相続人に子・配偶者などの相続人がおらず、請求者に相続権が発生していることが確認できる戸籍の証明書、親族関係図など
その他、権利の行使、義務の履行などのために請求する場合 権利、義務の内容及び、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料

(注意)表中の「傍系親族」とは、兄弟・姉妹・叔父・叔母・甥・姪などの関係を言います。(本人及び配偶者・子・孫・父母・祖父母などの直系血族以外の親族

3 本人確認書類

請求権利の確認及び本人確認のために、以下の書類をご提示ください。  

請求者法人  代表者本人 代表者の氏名がわかる書類、代表者の本人確認書類
代表者の代理人
(社員など)
代表者の氏名がわかる書類、代表者の代理であることがわかる書類(社員証や委任状など)、代理人の本人確認書類
個人 運転免許証やパスポート、マイナンバーカード

 (注意)名刺は社員証として扱えませんので、ご了承ください。

郵送で請求する場合

郵送で請求する際は、上記必要なものに加え、以下1から3の書類を同封してください。

1 住所を確認できる書類

証明書を請求者の住所または事務所に正しく送付するため、住所を確認できる書類が必要です。

請求者法人 事務所の所在地がわかるもの(代表者事項証明書、ホームページの事務所一覧ページのコピーなど)
個人 請求者の住所がわかるもの(運転免許証や健康保険証など)

2 返信用封筒

切手を貼付し、送付先を記入したものを同封してください。なお、送付先は上記1の書類に記載された請求者の住所または、事務所に限ります。

3 定額小為替

証明書の必要枚数に応じた金額の定額小為替(発行日から6か月以内のもの)を同封してください。なお、定額小為替の指定受取人欄などには、何も記入しないでください。

住民票の写し・記載事項証明書の請求における注意事項

交付する証明書は、「個人票」の続柄・本籍省略のものに限ります。

第三者請求は、対象者の現在の氏名・住所を確認するために行うものです。
必要以上の個人情報の流出を防ぐために、交付する証明書は「個人票」の続柄・本籍省略のものに限りますので、ご了承ください。
 
裁判所など、提出先から「本籍が記載された証明書」と指定がある場合は、事前にご相談ください。
(お申し出がない場合は、省略したものを交付します。)

交付する証明書は、現在の氏名・住所が記載されたものに限ります。

第三者請求は、対象者の現在の氏名・住所を確認するために行うものです。請求書に記載の氏名・住所から変更がある場合は、最新の証明書を交付します。
  
裁判所など、提出先から「変更履歴がわかる証明書」と指定がある場合は、事前にご相談ください。
(お申し出がない場合は、省略したものを交付します。)


お問い合わせ先

市民課 市民係、戸籍係(1階1・2番窓口)
電話番号:042-544-5111
市民係 内線:2022から2028
戸籍係 内線:2012から2014

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