昭島市選挙管理委員会文書管理規程

○昭島市選挙管理委員会文書管理規程

昭和51年4月15日

選挙管理委員会訓令第1号

〔注〕令和7年6月から改正経過を注記した。

(趣旨)

第1条　この規程は、昭島市選挙管理委員会(以下「委員会」という。)における文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(一部改正〔令和7年選管訓令2号〕)

(用語の定義)

第2条　この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書記号及び文書番号)

第3条　委員会の文書記号は昭島市文書管理規程(昭和50年昭島市訓令第1号)第10条第1項第1号の規定により「昭選」を用いる。ただし、選挙時の文書記号は別表の左欄の選挙名の選挙には右欄の文書記号を用いるものとする。

2　前項ただし書きの番号は、暦年により第1号から一連番号により起算する。

3　公職選挙法(昭和25年法律第100号)第75条に規定する選挙長として文書を収受し、又は発送するときの文書記号は「選挙長」とする。

(追加〔令和7年選管訓令2号〕)

(文書の収受)

第4条　委員会が収受する文書については、収受印(第1号様式)を押すものとする。

2　委員会に到達した文書等を電子文書に変換し、文書管理システムにより収受の処理を行う場合は、前項の規定にかかわらず、収受印を省略することができる。

(一部改正〔令和7年選管訓令2号〕)

(起案)

第5条　起案は、別に定めのある場合を除き、起案用紙(第2号様式)を用い、平易明確に行わなければならない。この場合、起案用紙のそれぞれの欄に所要事項を記載しなければならない。

2　軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず符せんを用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。

3　定例的に取り扱う事案に係る起案は、事務局長の承認を得て、起案用紙を用いず、一定の帳票を用いて行うことができる。

(一部改正〔令和7年選管訓令2号〕)

(起案文書の決裁区分)

第6条　起案文書の決裁区分の表示は、委員長の決裁事案を甲、事務局長の専決事案を乙とする。

(一部改正〔令和7年選管訓令2号〕)

(文書の分類及び保存年限)

第7条　文書の分類の方法及び保存年限は、事務局長が別に定める。

(一部改正〔令和7年選管訓令2号〕)

(その他必要な事項)

第8条　この規程に定めるもののほか、文書等の取扱いについて必要な事項は、昭島市長の事務部局の例による。

(一部改正〔令和7年選管訓令2号〕)

附則

この訓令は、昭和51年5月1日から施行する。

附則(令和7年6月2日選管訓令第2号)

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。ただし、第3条の規定は、令和7年6月12日から施行する。

別表(第3条関係)

(追加〔令和7年選管訓令2号〕)