○昭島市戸籍事務電子情報処理組織に係るデータ保護管理規程
平成19年6月1日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 この規程は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍システム」という。)に係る戸籍又は除かれた戸籍のデータの保護及び管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除かれた戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント 戸籍システムの設計書、プログラムの説明書、操作手引書その他戸籍システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(処理事務の範囲)
第3条 戸籍システムを使用して処理することができる事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令(以下「法令等」という。)の定めるところにより処理する戸籍データの編成及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する事務とする。
(保護管理者)
第4条 戸籍データ、戸籍システムのプログラム、ドキュメント等の適正な保護及び管理を行うため、保護管理者を置き、市民部市民課長をもって充てる。
(戸籍データ等の管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データ及び戸籍システムのプログラムについて、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱い状況及び戸籍システムにおける機器等について常に把握し、適正な管理を行うこと。
(2) 戸籍データ及び戸籍システムのプログラムの異状の有無について、定期又は随時に点検を行うこと。
2 戸籍データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(記録媒体及び出力帳票の管理)
第6条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票について、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠ができる耐火金庫に保管すること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄については、焼却、裁断等の復元できない方法により、戸籍データが外部に流出することのないよう確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントについて、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ドキュメントの保管場所を指定するとともに、内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントの廃棄については、情報が外部に流出することのないよう確実に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(委託先との戸籍データの授受)
第8条 保護管理者は、戸籍システムに係る事務処理を外部に委託する場合において、当該委託先と戸籍データの授受をするときは、これに立ち会う等戸籍データの保護に必要な措置を講じなければならない。
(端末装置管理者及び端末装置操作者の指定等)
第9条 保護管理者は、戸籍システムの端末装置(以下「端末装置」という。)の適正な管理及び運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置を操作する者(以下「端末装置操作者」という。)を指定するとともに、処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置操作者は、端末装置管理者の指示に従い、戸籍データ、記録媒体等の保全及び保護を適正に行わなければならない。
(操作者ID及びパスワードの管理)
第10条 保護管理者は、戸籍担当職員を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、端末装置操作者ごとに操作者ID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードについて定期又は随時に更新を行い、その内容を管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第11条 端末装置操作者は、自己のパスワードが他人に知られることのないように努めなければならない。
2 端末装置操作者は、自己のパスワードを他人に使用させ、又は漏らしてはならない。
(守秘義務)
第12条 戸籍システムに関係する職員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(研修の実施)
第13条 保護管理者は、戸籍データの重要性及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍システムの安全対策の推進を図るため、端末装置操作者に対して研修を実施するものとする。
(補則)
第14条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、戸籍法第117条の2第1項の規定に基づく法務大臣の指定を受けた日から施行する。