○公印を押印する公文書の範囲の見直しについて(通知)
令和7年3月26日
昭総総第57号
市は、これまで市民や事業者等(以下「市民等」という。)からの市に対する手続について、行政手続の簡素化及び業務の効率化を図るととともに、市民等の負担を軽減するため、申請書等に係る押印の見直しを行ってきました。
文書管理システムの導入に伴い、更に事務の簡素化や効率化を図るとともに、行政手続のオンライン化を推進するため、市が発信する公文書について、従来の公印を押印することが原則であったことを見直し、令和7年4月1日以降に市民等に送付する公文書より、公印を押印する公文書を限定することとします。
つきましては、別紙のとおり「公印を押印する文書の例」及び「公印の押印が不要となる文書の例」を示すほか、公印の押印が不要となる文書における真正性を確保する措置や契印の押印の廃止についても示しますので、別紙の内容に十分留意され、取扱いに遺漏のないよう所属職員への周知をお願いします。
[別紙]
1 公印の押印の省略が可能となる公文書の考え方
公印の押印を省略することができる公文書の例を示すとともに、公印の押印が法令上必要な文書、相手方の権利義務等に直接影響する文書及び各種証明書等必要性が高いと考えられる公文書を除き、原則として公印を押印しないこととする。
(1) 公印を押印する文書の例及び考え方
No. | 種類 | 文書の具体例 | 考え方 |
1 | 法令、条例、規則等により公印を押印する必要がある文書 | ・契約書(地方自治法第234条) ・法令等で「印」と規定している様式 など | 法令等を遵守した文書を施行する必要があるため |
2 | 市又は相手方の権利義務若しくは法的地位に影響を及ぼす文書 | ・許可、認可、承認、使用料・手数料の徴収・減免、決定、命令等の行政処分に関する文書 ・行政指導に関する通知書、勧告書 ・補助金交付(不交付)決定通知書 ・納税通知書 ・差押えに関する通知 ・督促状、催告書 ・裁決書 ・委任状 など | 行政処分に関する文書については、許認可のように相手方だけでなく、その内容を信頼して行動する第三者にも影響を及ぼすものがあること、納税通知や措置命令のように義務を課すものは、相手方がその文書の真正な成立を疑うことも想定されることから、相手方等が文書の真正性を信頼できるよう配慮することが求められるため |
3 | 事実証明に関する文書その他特に信用力を付与する必要のある文書 | ・身分証明書 ・原本証明 ・各種証明書 ・受給者証 ・修了証 ・検査済証 ・内容や事実の証明に関する文書 ・寄附受領書 など | 証明書や受給者証のように第三者に資格等があることを示すことが想定される文書については、第三者がその文書の真正な成立を容易に判断できるよう配慮することが求められるため |
4 | 儀礼的に公印を押印すべきもの | ・表彰状 ・感謝状 など | 市として相手方に敬意を示すために従前どおりの方法で実施することが必要なため |
5 | 上記のほか、特に公印を押すことが必要であると認められる文書 | ・公印の押印がないと、相手方が応答しないことが見込まれるもの ・相手方がその文書の真正な成立を疑うことが想定されるもの など | 上記の要件には該当しないが、事務の性格や特別な事情により、決裁責任者が公印の押印を必要と判断する場合があると考えられるため |
(2) 公印の押印が不要となる文書の例及び考え方
文書の具体例 | 考え方 |
・会議、説明会、研修会等の開催通知 ・委員就任、講師派遣、調査等の依頼文書 ・工事成績評定通知書 ・入札指名通知書、見積書徴取依頼書 ・公の施設の使用許可書(重要なものは除く。) ・届出等の受理通知書 ・一般的な指導の通知書 ・軽易な通知文書、定例的な報告文書 ・照会回答文書、要望回答文書、意見文書 ・諮問文書、答申文書 ・公文書開示決定通知書、保有個人情報開示決定通知書 ・後援名義の使用承認通知書 ・案内状、礼状、挨拶文等儀礼的な文書 ・ポスター、刊行物、資料等の送付文書 ・相手方において公印の押印を求めていない文書 ・市の内部文書(通知、照会回答文書、職員宛辞令等) など | ・公印の押印がなくても、文書の真正が確認することができる市の機関と相手方の二者間で完結する文書 ・一定の事実又は意見を特定の個人又は団体に知らせる文書 ・市又は相手方の権利義務又は法的地位に影響を及ぼすが、重大な影響を及ぼすとまではいえない文書 |
※公印を押印しない文書には、発信者の下に「(公印省略)」の文字は記載しない。
2 公印の押印が不要となる文書における真正性を確保する措置
決裁手続を適正に行うことはもとより、公印の押印が不要となる施行文書には、文書番号、施行年月日、担当部署名、担当者名及び連絡先等文書の真正性を相手方が確認できる事項を記載する。
【記載例(文書の右下などに記載)】
【問い合わせ先】 〒196―8511 昭島市田中町一丁目17番1号 昭島市総務部総務課総務係 担当●● 電話 FAX 【必要に応じて左記の連絡先を記載】 E―Mail |
3 契印(割印)の押印の廃止
文書管理システムにおいて、起案文書を作成し電子決裁で意思決定を行った場合、契印を押印する際は起案書を印刷する必要があることから、更なる事務の効率化やペーパーレス化を図ることを踏まえ、令和7年4月1日から「契印」の押印を廃止する。
4 実施日
令和7年4月1日～
※市ホームページにおいて周知を図る。