○昭島市庁舎における通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和6年3月1日
要綱第2号
(趣旨)
第1条 この要綱は、行政サービスの質の向上及び職員の接遇意識の向上を図るとともに、業務の公正かつ適正な執行を確保し、犯罪の防止及び職員への不当な圧力を排除することを目的として、昭島市庁舎に設置する通話録音装置の運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 通話録音装置 電話機での通話内容等を録音し、又は記録する装置をいう。
(2) 通話記録 通話録音装置により記録された音声、通話日時、通話時間、通話当事者の電話番号等の電磁的記録をいう。
(総括管理者等の設置)
第3条 通話録音装置の適正な設置及び運用を図るため、通話録音装置総括責任者(以下「総括責任者」という。)を置き、総務部長をもって充てる。
2 通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、総務課長をもって充てる。
3 管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うため必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
4 管理責任者は、管理取扱者以外の者に、通話録音装置の操作をさせてはならない。
(通話録音装置の設置等の公表)
第4条 市長は、市のホームページ等により通話録音装置の設置及びその利用目的等について公表しなければならない。
(個人情報の保護)
第5条 総括責任者、管理責任者及び管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、通話録音装置の設置及び運用並びに通話記録の取扱いに関し適切な措置を講じなければならない。
2 総括責任者、管理責任者及び管理取扱者は、通話記録により知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(通話録音装置の使用)
第6条 通話録音装置は、電話機での通話の開始とともに自動で通話内容等を録音し、又は記録するものとする。
(通話記録の保存及び廃棄)
第7条 通話記録の保存期間は、当該記録された日から30日間とする。ただし、法令に定めがある場合、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合、個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要がある場合又はその他管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。
2 通話記録は、記録されたときの状態で保存するものとし、加工してはならない。
3 第1項に規定する保存期間を経過した通話記録は、手動、上書き等の方法により消去を行うものとする。
4 通話記録は、複製してはならない。ただし、次条第1項ただし書に規定する場合、法第76条の規定による開示の請求があった場合及び管理責任者が通話記録装置の設置の目的を達成するために特に必要があると認める場合は、この限りでない。
5 管理責任者は、通話記録を保存した電磁的記録媒体を破棄する場合は、破砕その他の通話内容等を再現することができない方法により行うものとする。
(目的外の利用及び提供の禁止)
第8条 通話記録(当該通話記録を保存した電磁的記録媒体を含む。次項において同じ。)は、通話録音装置の設置の目的以外の目的のために利用し、又は提供してはならない。ただし、法令に基づく場合及び法第69条第2項の規定に基づく場合は、この限りでない。
2 管理責任者は、前項ただし書の規定により通話記録を利用し、又は提供しようとするときは、法及び昭島市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年昭島市条例第16号)の規定に基づく所定の手続を行わなければならない。
(通話記録の取出)
第9条 課長(相当職を含む。)は通話記録を取り出したい場合、管理責任者に対し、通話記録データ取出申請書(第1号様式)を提出しなければならない。
3 管理取扱者は、管理責任者の指示に従い通話記録データを取り出したときは、通話記録データ取出管理台帳(第2号様式)に必要事項を記録しなければならない。
(苦情の処理)
第10条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第11条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は市長が別に定める。
附則
この要綱は、令和6年3月1日から実施する。
