公印を押印する公文書の範囲の見直しについて

昭島市では、各種行政手続きのオンライン化を推進するとともに、事務の簡素化および効率化を図るため、市が送付する文書について、公印を押印する公文書の範囲を限定します。
なお、公印の押印がなくても、公文書の効力に変わりはありません。

1．公印を押印する文書

　次に該当する文書は、引き続き公印を押印して施行します。

種類	具体例	考え方
法令、条例、規則などにより公印を 押印する必要がある文書	契約書（地方自治法第234条） 法令等で「印」と規定している様式  など	法令等を遵守した文書を施行する必要があるため
市または相手方の権利義務もしくは法的地位に影響を及ぼす文書	許可、認可、承認、使用料・手数料の徴収・減免、決定、命令等の行政処分に関する文書 行政指導に関する通知書、勧告書 補助金交付（不交付）決定通知書 納税通知書 差押えに関する通知 督促状、催告書 裁決書 委任状  など	行政処分に関する文書については、許認可のように相手方だけでなく、その内容を信頼して行動する第三者にも影響を及ぼすものがあること、納税通知書や措置命令のように義務を課すものは、相手方がその文書の真正な成立を疑うことも想定されることから、相手方等が文書の真正性を信頼できるよう配慮することが求められるため
事実証明に関する文書その他特に 信用力を付与する必要のある文書	身分証明書 原本証明 各種証明書 受給者証 修了証 検査済証 内容や事実の証明に関する文書 寄附受領証  など	証明書や受給者証のように第三者に資格等があることを示すことが想定される文書については、第三者がその文書の真正な成立を容易に判断できるように配慮することが求められるため
儀礼的に公印を押印すべきもの	表彰状 感謝状  など	市として相手方に敬意を示すために従前どおりの方法で実施することが必要なため
上記のほか、特に公印を押すこと が必要であると認められる文書	公印の押印がないと、相手方が応答しないことが見込まれるもの 相手方がその文書の真正な成立を疑うことが想定されるもの  など	上記の要件には該当はしないが、事務の性質や特別な事情により、決裁責任者が公印の押印を必要と判断する場合があると考えられるため

2．公印を押印しない文書

　次に該当する文書は、公印を押印せずに施行します。公印の押印がなくとも、公文書の効力は変わりません。

具体例	考え方
会議、説明会、研修会等の開催通知 委員就任、講師派遣、調査等の依頼文書 工事成績評定通知書 入札指名通知書、見積書徴取依頼書 公の施設の使用許可書（重要なものは除く。） 届出などの受理通知書 一般的な指導の通知書 軽易な通知文書、定例的な報告文書 照会回答文書、要望回答文書、意見文書 諮問文書、答申文書 公文書開示決定通知書、保有個人情報開示決定通知書 後援名義の使用承認通知書 案内状、礼状、挨拶文など礼儀的な文書 ポスター、刊行物、資料などの送付文書 相手方において公印の押印を求めていない文書 市の内部文書（通知、照会回答文書、職員宛て通知など）  など	公印の押印がなくても、文書の真正が確認することができる市の機関と相手方の二者間で完結する文書 一定の事実又は意見を特定の個人または団体に知らせる文書 市または相手方の権利義務ならびに法的地位に影響を及ぼすが、重大な影響を及ぼすとまではいえない文書

• 市が作成する公文書については、必要に応じて公印を押印する文書の上部に契印（契印は「契」の字をかたどった印鑑）を押印していましたが、見直しに合わせ、契印の押印については廃止しました。
• 市が送付する公文書には、文書番号（文書の内容による）、施行年月日、担当部署名、担当者名、連絡先等を記載し、市の封筒の使用、市のメールアドレスからの発信などの措置を講じ、市が送付した公文書であることを明確にします。