2　前項ただし書による場合は、部長(総務部長を除く。)は、あらかじめ総務部長の承認を得なければならない。

3　文書主任及び文書取扱主任は、部長が定める。

4　部長は、文書主任及び文書取扱主任を定めたときは、速やかに総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に通知しなければならない。

2　文書収発簿は、各課を単位とする。ただし、総務課長が部又は部の一部を単位とすることが適当と認めたときは、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、文書の記号及び番号の記載を省略することができる。

3　第1項に定める文書の記号は、総務課長が課ごとに定める。

4　前条の規定により、特例帳票を使用する場合の文書の記号は、主管課長が総務課長の承認を得て、前項に規定する記号に当該事案を表示する1字を加えたものをもつて定めるものとする。

5　文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に止める。

6　第1項及び前項の規定にかかわらず、受発文書の発信人、名あて人等と関連文書の往復等を行う必要があるときは、当該関連文書には当初の受発文書の記号及びその番号の枝番号を付けることができる。

2　前項の記号は、それぞれ「昭島市条例」、「昭島市規則」、「昭島市告示」及び「昭島市訓令」とする。

3　第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布、告示又は令達の順序に従い暦年による第1号からの一連番号により付けるものとする。

2　前項の記号は、それぞれ「議案」、「認定」及び「報告」とする。

3　専決処分書には、記号及び番号を付けるものとする。この場合の記号は、「専決」とする。

4　第1項及び前項の番号は、議案、認定及び報告の提出又は専決の順序に従い暦年による第1号からの一連番号により付けるものとする。

2　総務課長は、前項に掲げる文書のうち、次表の左欄に掲げる文書の種別に応じ、同表右欄に掲げる収受及び配布の方法により文書を処理するものとする。

3　総務課長は、2以上の課に関連する文書を受領したときは、当該文書と最も関係が深い課に配布するものとする。この場合において、配布を受けた主管課長は、当該文書に関連する課の長(以下単に「課長」という。)に回付しなければならない。

2　前条第2項の規定にかかわらず、第8条に定める特例帳票に係る文書については、主管課長が収受するものとする。

3　前2項に規定する収受については、課収受印(第9号様式)を押すものとする。

2　主管課長は、総務課から配布された文書が文書収発簿に登録されていない場合において、当該文書を文書収発簿に登録する必要があると認めるとき、又は誤つて登録されている場合において登録を是正する必要があると認めるときは、総務課長に対し当該文書の登録を行い、又は是正するよう求めることができる。

2　前項の場合において、電気通信回線に接続した送受信装置(以下「送受信装置」という。)への着信の確認は、定時に行うものとする。

3　前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第12条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

4　前項の場合において、送受信装置(ファクシミリを除く。)に着信した電磁的記録については、主管課長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、同項の規定による処理を省略することができる。

2　総務課長は、前項に規定する以外の文書(親展(秘)文書送付簿又は金券・書留送付簿に登録した文書を除く。)は、文書交換箱に投かんする。

3　文書主任又は文書取扱主任は、毎日、文書交換箱から前項に規定する文書の配布を受けるものとする。

4　第7条第2項ただし書によつて文書の配布を受けた文書主任は、当該文書を関連する課の文書取扱主任に配布する。

2　施行期日の予定されるものは、決定案を記載した文書(以下「起案文書」という。)の回付等に必要な余裕をおいて起案し、必要な審議、審査、合議その他の事案の決定に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。

2　課長から引渡しを受けた主管係長は、自ら処理するもののほか、課長の指示に基づき他課合議又は他課供覧の必要の有無若しくは参考資料の必要の有無を指示して文書を事務担当者に引き渡さなければならない。

3　係長から指示を受けた事務担当者は、課長及び係長の指示事項により起案すべきものは直ちに起案し、速やかに処理しなければならない。

2　軽易な事案に係る起案は、起案書を用いず、指示票を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。

3　定例的に取り扱う事案に係る起案は、主管課長が総務課長の承認を得て、起案書を用いず、一定の帳票を用いて行うことができる。

4　起案書を用いる場合は、起案書のそれぞれの欄に所要事項を記載しなければならない。

2　対内文書は、事案の性質により、市長名、副市長名、会計管理者名、部長名又は課長名を用いるものとする。

3　対内文書は、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

2　起案文書による事案の決定の順序及び方法は、当該事案の決裁責任者に応じ、次の表に掲げる審議順序に従つて起案文書に押印する方式により行うものとする。

3　係長の職位以上の職位にある者が作成した起案文書の審議順序は、当該起案をした者以上の職位にある者により行うものとする。

2　起案文書のうち市長又は副市長が決裁責任者となるものについては、主管部長の審議後、企画部法務担当課長(以下「法務担当課長」という。)の審査を受けるものとする。

3　前項の起案文書のうち次に掲げるものは、企画部企画政策課法務担当係長(以下「法務担当係長」という。)の審査後、法務担当課長の審査を受けるものとする。

4　前3項に規定する審査の方法は、起案文書に押印する方式により行うものとする。

2　起案文書の合議を受けたときは、直ちに事案を検討し、異議があるときは、主管課長に協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

2　部長又は課長が決裁責任者となる事案の合議の順序は、決裁前に関係のある部長又は課長に合議するものとする。

3　前2項に規定する合議の方法は、起案文書に押印する方式により行うものとする。

2　供覧するために文書を作成する場合には、第23条の規定を準用する。

2　前項の規定により浄書した文書は、主管課において起案文書と照合するものとする。

2　対外へ発信する文書であつて軽易なものについて公印の押印を省略するときは、「(公印省略)」と記載するものとする。

2　緊急又は大量に発送を要する文書は、総務課総務係の指示により主管課において発送することができる。

2　郵送は、料金後納の方法による。ただし、これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用して行う。

3　郵便切手又ははがきを使用して発送する場合は、郵便切手受払簿(第17号様式)に所要事項を記載する。

2　前項の場合において、次の各号に掲げる送受信装置の使用による処理は、それぞれ当該各号に掲げる処理とみなす。

2　文書等の保管又は保存に当たつては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、文書等の保存年限はそれぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　文書保存年限表の作成又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。

3　主管課長は、文書保存年限表を作成し、又はその内容を変更しようとするときは、総務部長が別に定める基準を参考にし、かつ、法令等の定め、文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長が当該課において、常時利用する必要があると認める文書等の保存年限の計算は、当該文書等の常時利用する必要があると認められた期間を終了した日の属する年度の翌年度初めから起算する。

2　総務課長は、前項による審査の結果、不適当なものがあるときは、主管課長に対して文書の完備又は保存期間の訂正を求めることができる。

2　総務課長は、前項の規定による請求があつたときは、引継文書貸出票(第18号様式)に所要事項を記載した後、貸し出すものとする。

3　文書の貸出し期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が特に必要があると認めるときは、この限りでない。

4　貸出し文書は、いかなる理由があつても抜取り、取替え又は貸出しを受けた者以外への貸与をしてはならない。

2　総務課長は、引継ぎ文書が、保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

2　総務課長は、前項の規定により保存の可否を決定しようとするときは、必要に応じ主管課長に協議しなければならない。

3　総務課長は、第1項の規定により保存する必要がないと決定した文書については、速やかに廃棄しなければならない。

1　この訓令は、昭和50年2月1日から施行する。

2　昭島市文書規程(昭和35年昭島市規程第2号。以下「旧文書規程」という。)は、廃止する。

3　昭和49年度に限り、文書の番号は、第9条第5項の規定にかかわらず、昭和50年2月1日に第1号からの一連番号により付け始めるものとする。

4　この訓令施行の際、既に保存年限の設定されている文書は、次表の左欄に掲げる保存年限の区分に応じ、同表右欄に掲げる保存年限の文書とみなす。

5　前項に規定するもののほか、この訓令の施行前に旧文書規程によつてなした手続その他の行為は、この訓令にこれに相当する規定があるときは、この訓令の相当規定によつてなしたものとみなす。

6　文書の保存年限の設定については、第43条第2項の規定による文書保存年限表が作成されるまでの間は、なお従前の例による。この場合には、附則第3項の規定を準用する。

7　旧文書規程により調整した簿冊及び様式で用紙の現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

この訓令は、昭和54年4月11日から適用する。

1　この訓令は、昭和57年4月8日から施行する。

1　この訓令は、昭和62年11月4日から適用する。

2　改正前の文書管理規程により調整した用紙で現に残存するものは、当分の間、これを使用することができる。

1　この規程は、平成4年8月1日から施行する。

2　改正前の文書管理規程により調整した用紙で現に残存するものは、当分の間、これを使用することができる。

1　この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

2　この訓令第1条の施行の際、改正前の文書管理規程により調整した用紙で現存するものは、当分の間、所用の修正を加えてこれを使用することができる。

1　この訓令は、平成6年10月1日から施行する。

2　改正前の文書管理規程により調整した用紙で現に残存するものは、当分の間、これを使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、ファイリングシステムが導入されていない課にあっては、ファイリングシステムが導入されるまでの間は、改正後の訓令の規定中ファイリングシステムに係る事務処理に関する規定は、適用せず、なお従前の例による。

3　改正前の昭島市文書管理規程第13号様式、第13号様式の2及び第15号様式による用紙でこの訓令の施行の日に現存するものについては、当分の間、これを使用することができる。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

改正前の昭島市文書管理規程第12号様式、第13号様式の2及び第15号様式による用紙でこの訓令の施行の日に現存するものについては、当分の間、所要の修正を加えてこれを使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　第4条、第6条及び第10条の規定による改正前の各規程の様式による用紙で、この訓令の施行の日に現存するものについては、当分の間、所要の修正を加えてこれを使用することができる。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　第3条の規定による改正前の昭島市文書管理規程第12号様式による用紙で、この訓令の施行の日に現存するものについては、当分の間、所要の修正を加えてこれを使用することができる。

この訓令は、平成29年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　第3条の規定による改正前の昭島市文書管理規程第10号様式及び第12号様式による用紙で、この訓令の施行の日に現存するものについては、当分の間、所要の修正を加えてこれを使用することができる。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。