2　職員は、文書等を常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

2　総務課長は、必要に応じて各課の文書事務に関する調査を行い、文書事務が適正に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

2　文書取扱主任は、課長の命を受け、その所属する課における次に掲げる事務に従事する。

3　課長は、文書取扱主任となる職員を総務課長に通知しなければならない。通知後に変更が生じた場合も同様とする。

2　課長は、文書等の件名、第10条第1項の文書記号及び文書番号、第40条の分類、第42条第1項の保存期間その他の文書等の管理上必要な事項を文書管理システムに記録する。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書等については、文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

3　前条の規定により特例管理帳票を使用する場合の文書記号は、課長が総務課長の承認を得て、第1項第1号に規定する文書記号の末尾に当該事案を表示する1字を加えたものをもって定める。

4　特例管理帳票に使用する文書番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により起算し、翌年3月31日に止める。

2　前項の記号は、それぞれ「昭島市条例」、「昭島市規則」、「昭島市告示」及び「昭島市訓令」とする。

3　第1項の番号は、暦年により第1号から一連番号により起算する。

2　前項の記号は、それぞれ「議案」、「認定」及び「報告」とする。

3　専決処分した文書等には、記号及び番号を付ける。この場合の記号は、「専決」とする。

4　第1項及び前項の番号は、議案、認定及び報告の提出又は専決の順序に従い、暦年により第1号から一連番号により起算する。

2　課長は、特別の事情があると認めるときは、電磁的記録媒体(電磁的記録に係る記録媒体をいう。)により電子文書を受領することができる。

2　課到達文書等を電子文書に変換し、文書管理システムにより収受の処理を行う場合は、前項第1号の規定にかかわらず、市収受印又は課収受印の押印を省略することができる。

2　紙文書の電子文書化は、当該紙文書に記載されている事項をスキャナ、複合機その他の画像読取装置による読み取り等により、電子媒体に変換し、当該電子媒体を文書管理システムに保存する方法により行う。

3　前項の規定により紙文書の電子文書化を行ったときは、当該電子文書を正本とする。ただし、法令等の規定により紙媒体での保存が義務付けられている紙文書その他電子文書を正本とすることが適当でないと認められる紙文書は、この限りでない。

4　前2項の規定により紙文書の電子文書化を行い、かつ、当該電子文書を正本とする場合における当該紙文書は、発生した年度の翌年度末まで保存するものとする。ただし、当該電子文書の真正性に厳格な証明等の必要があるときは、当該電子文書と同一の保存期間とする。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムの運用上の都合により前項の方式による起案が適当でないとき、又は決裁責任者若しくは課長以上の職位で当該事案に係る起案文書の審議をする者が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、文書管理システムに記録した内容を出力した起案書(第4号様式)を用い、その決裁欄に押印する方式(以下「書面起案方式」という。)により起案することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらず起案することができる。ただし、緊急の取扱いを要する事案については、起案文書によらずに決裁を受けた後にこの規程に規定する起案の手続を行わなければならない。

2　起案文書は、原則として次に掲げる事項を記載し、及び必要に応じて参考資料(電磁的記録を含む。)を添付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムの運用上の都合により前項の方式による決裁をすることができないとき、又は決裁責任者若しくは課長以上の職位で当該事案に係る起案文書の審議をする者が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、書面起案方式による起案文書を決裁することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらず決裁することができる。ただし、緊急の取扱いを要する決裁については、当該決裁後にこの規程に規定する決裁の手続を行わなければならない。

2　起案文書は、必要な決裁関与その他の決裁に対する関与の機会が失われないよう、十分な時間的余裕をもって回付する。

2　係長の職位以上の職位にある者が作成した起案文書の審議順序は、当該起案をした者以上の職位にある者により行う。

2　起案文書のうち市長又は副市長が決裁責任者となるものについては、主管部長の審議後、企画部法務担当課長(次項において「法務担当課長」という。)の審査を受けなければならない。

3　前項の起案文書のうち次に掲げるものは、企画部企画政策課法務担当係長の審査後、法務担当課長の審査を受けなければならない。

2　合議を受けた部長又は課長は、直ちに事案を検討し、同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案文書を作成した課と協議しなければならない。

3　前項の場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案文書を作成した課の課長は、双方の意見を付けて上司の指揮を受けなければならない。

2　部長又は課長が決裁責任者となる事案の合議の順序は、決裁前に関係のある部長又は課長に合議をする。

3　前2項の規定にかかわらず、電子回付方式(文書管理システムを利用して、回付を受けた者が次の回付先に渡す方式。以下同じ。)による合議については、合議を行う者に一斉に回付する方法で行うことができる。

2　起案文書であって事案の決裁後に周知を図る必要があるものについては、文書管理システム又は起案書の決裁後供覧欄を用いて回付することができる。

2　前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回ることができる。

2　浄書を終えた文書等は、浄書後直ちに決裁文書と照合しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な文書等については、部長名若しくは課長名又は部課名を用いることができる。

3　決裁を受けた事案を施行する場合において、対内へ発信する文書等(以下「対内文書」という。)の発信者は、その事案の軽重により、市長名、副市長名、会計管理者名、部長名又は課長名を用いる。

4　前項に規定する場合において、対内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　郵送及び都庁交換による発送は、総務課において取り扱う。ただし、課において緊急又は多量に発送を要することにより直接持参する必要のある文書等又は総務課長が課において取り扱うことが適当であると認める文書等は、課において発送することができる。

3　前項の規定による発送を要する文書等は、課において発送に係る全ての準備をし、郵送又は都庁交換に区分し、その種類ごとに発送依頼票(第6号様式又は第7号様式)に必要事項を記載し、総務課に提出する。

4　郵送は、料金後納の方法による。ただし、これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用して行う。

5　郵便切手又ははがきを使用して発送する場合は、郵便切手受払簿(第8号様式)に必要事項を記載する。

2　電子文書は、文書管理システム等により組織的に整理し、及び保存する。

3　文書等の保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要な紙文書は、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

2　総務課長は、前項各号の分類ごとに定める項目に係る指針を別に定める。

3　課長は、文書等の整理に当たり、文書等の性質、内容等に応じて系統的に項目を定める。

4　課長は、第1項各号に規定する分類ごとに定める項目を追加、変更又は削除を行う必要があるときは、当該項目の追加等を文書管理システムに記録するよう総務課長に依頼する。

5　総務課長は、前項の規定による依頼を受けたときは、速やかに文書等の分類ごとに定める項目の追加等を文書管理システムに記録しなければならない。ただし、当該分類の内容が電子文書の整理に当たり不適当であると総務課長が認めるときは、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については当該法令等の定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効を考慮した期間によりその保存期間の種別を定める。

2　課長は、文書保存年限表を作成し、又はその内容を変更しようとするときは、前項の文書保存期間基準表を考慮するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、課長が当該課において、常時利用する必要があると認める文書等の保存期間の計算は、当該文書等の常時利用する必要があると認められた期間を終了した日の属する年度の翌年度の4月1日(暦年によるものは、当該文書等の完結した日の翌年の1月1日)から起算する。

2　紙文書は、当該年度で廃棄するもののほか、翌年度末まで各課において保存する。

2　課長は、前項の規定による引継ぎの時期に併せて、課において所管する電子文書で当該保存を開始した日の属する年度の翌年度の末日を経過したものについて、文書管理システムにおいて総務課長に引き継がなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、秘密の取扱いを要する文書等又は事務処理上特に必要な文書等は、総務課長と協議の上、課において保存することができる。

2　総務課長は、前項の規定による請求があったときは、引継文書貸出票(第9号様式)に所要事項を記載し、貸し出すものとする。

3　文書等を貸し出す期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が特に必要があると認めるときは、この限りでない。

4　貸出し文書は、いかなる理由があっても削除、変換又は貸出しを受けた者以外への貸与をしてはならない。

2　総務課長は、前項の保存の可否を決定しようとするときは、同項の文書等を所管していた第46条第1項又は第2項の課長に協議しなければならない。

2　総務課長は、引継ぎ文書が保存期間を経過したときは、速やかに当該文書等を廃棄しなければならない。

3　総務課長は、前条第1項の規定により保存する必要がないと決定した文書等については、速やかに当該文書等を廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の昭島市文書管理規程の規定は、この訓令の施行の日以後に職員が作成し、又は収受した文書等について適用し、同日前に職員が作成し、又は収受した文書等については、なお従前の例による。

3　改正前の昭島市文書管理規程第6号様式及び第7号様式による用紙で、この訓令の施行の日に現存するものについては、当分の間、所要の修正を加えてこれを使用することができる。